โปรแกรมเงินเดือนฟรีสำหรับ SME เลือกอย่างไร? เช็กลิสต์ 10 ข้อก่อนตัดสินใจ
จะเริ่มจาก Excel โปรแกรมฟรี หรือระบบเงินเดือนแบบเสียเงิน? เช็กลิสต์สิ่งที่โปรแกรมเงินเดือนสำหรับบริษัทไทยต้องทำได้ ทั้งประกันสังคม ภาษี 50 ทวิ ภ.ง.ด.1 การลงเวลา และความปลอดภัยของข้อมูล พร้อมข้อควรระวังของโปรแกรมฟรี
บริษัทเล็กส่วนใหญ่เริ่มทำเงินเดือนด้วย Excel ซึ่งใช้ได้ดีตอนมีพนักงานไม่กี่คน แต่เมื่อทีมโตขึ้น มีหลายสาขา มีกะ มี OT และกฎหมายเปลี่ยนบ่อย ความผิดพลาดก็เพิ่มตาม บทความนี้ช่วยให้ตัดสินใจได้ว่าควรใช้โปรแกรมแบบไหน โดยไม่ต้องเชื่อคำโฆษณา
Excel ยังพอไหม
Excel เหมาะกับบริษัทที่
- มีพนักงานน้อยและเงินเดือนคงที่ทุกเดือน
- ไม่มี OT หรือรายการหักซับซ้อน
- มีคนดูแลที่เข้าใจสูตรและตรวจทานได้
สัญญาณว่าถึงเวลาเปลี่ยนคือ ใช้เวลาทำเงินเดือนหลายวันต่อเดือน ต้องลอกตัวเลขจากเครื่องสแกนนิ้วมาคิด OT เอง ส่งสลิปเป็นรูปทาง LINE ทีละคน หรือเคยหักประกันสังคม/ภาษีผิดแล้วต้องแก้ย้อนหลัง
โปรแกรมฟรีมีกี่แบบ
- ไฟล์ Excel สำเร็จรูป — ฟรีจริง แต่ปัญหาเดิมยังอยู่ ต้องแก้สูตรเองเมื่อกฎหมายเปลี่ยน
- โปรแกรมติดตั้งในเครื่อง — บางตัวฟรี แต่ข้อมูลอยู่เครื่องเดียว สำรองข้อมูลเองและอัปเดตอัตราเอง
- ระบบออนไลน์แบบมีแพ็กเกจฟรี — มักฟรีสำหรับทีมเล็กหรือจำกัดฟังก์ชัน ส่วนงานเงินเดือนเต็มรูปแบบมักอยู่ในแพ็กเกจเสียเงิน
- ทดลองใช้ฟรีช่วงหนึ่ง — ได้ลองครบทุกฟังก์ชันก่อนตัดสินใจ
ไม่มีแบบไหนดีที่สุดสำหรับทุกบริษัท สิ่งสำคัญคือโปรแกรมต้องทำงานที่บริษัทไทยต้องทำได้ครบ
เช็กลิสต์ 10 ข้อ
- ประกันสังคมตามเพดานของแต่ละเดือน — ปี 2569 ฐานสูงสุดเปลี่ยนเป็น 17,500 บาท โปรแกรมควรเปลี่ยนอัตราให้เองตามวันที่ ไม่ต้องแก้สูตร (อ่านเรื่องเงินสมทบ 2569)
- ภาษีหัก ณ ที่จ่าย — อย่างน้อยต้องใส่ภาษีรายคนได้ ดีกว่านั้นคือคำนวณแบบเฉลี่ยทั้งปีพร้อมลดหย่อนรายคน และคิดภาษีโบนัสได้ถูกต้อง
- 50 ทวิ และ ภ.ง.ด.1/1ก — ออกจากข้อมูลชุดเดียวกับสลิป ยอดตรงกันทั้งสามที่ (อ่านเรื่อง 50 ทวิ)
- เชื่อมกับการลงเวลา — OT มาสาย ขาดงาน ลาไม่รับค่าจ้าง ควรไหลจากระบบลงเวลาเข้าเงินเดือนเอง ไม่ต้องพิมพ์ใหม่
- สูตร OT ตามกฎหมาย — 1.5 เท่า 2 เท่า 3 เท่า และค่าจ้างต่อชั่วโมงตามมาตรา 68 (ลองเครื่องคิด OT)
- สลิปเงินเดือนส่วนตัว — พนักงานดูสลิปของตัวเองได้ คนอื่นไม่เห็น มีไฟล์ PDF
- รอบตัดเงินเดือนและการเฉลี่ยวัน — รองรับรอบตัดที่ไม่ใช่วันที่ 1 และพนักงานเข้า-ออกกลางเดือน
- ไฟล์โอนเงินและไฟล์ยื่นแบบ — ส่งออกไฟล์ให้ธนาคารหรือไฟล์ สปส.1-10 ได้ ลดการพิมพ์ซ้ำ
- ความปลอดภัยและสิทธิ์ — ข้อมูลเงินเดือนเห็นเฉพาะคนที่มีสิทธิ์ มีบันทึกการเข้าถึง เข้ารหัสการรับส่ง และสอดคล้องกับ PDPA
- ย้ายข้อมูลเข้าและออกได้ — นำเข้าข้อมูลพนักงานจาก Excel ได้ และส่งออกข้อมูลของบริษัทได้เมื่อต้องการ
คำถามที่ควรถามผู้ขายทุกราย
- เมื่อกฎหมายเปลี่ยน (เช่น เพดานประกันสังคม อัตราลดหย่อน) ใครเป็นคนอัปเดต และอัปเดตเมื่อไร
- ถ้าเลิกใช้ จะได้ข้อมูลของบริษัทกลับมาในรูปแบบไหน
- ข้อมูลเก็บที่ไหน ใครเข้าถึงได้บ้าง
- แพ็กเกจฟรีจำกัดอะไรบ้าง (จำนวนคน ฟังก์ชัน ระยะเวลาเก็บข้อมูล)
- ราคาเมื่อพนักงานเพิ่มขึ้นเป็นเท่าไร คิดต่อคนหรือเหมาจ่าย
ข้อควรระวังของโปรแกรมฟรี
- อัตราไม่อัปเดต — โปรแกรมที่ไม่มีใครดูแลอาจยังใช้อัตราเก่า ตรวจผลกับเครื่องคำนวณเงินเดือนสุทธิ สักสองสามคนก่อนใช้จริง
- ไม่มีคนช่วยเมื่อมีปัญหา — ช่วงยื่นแบบสิ้นปีคือช่วงที่ต้องการความช่วยเหลือที่สุด
- ค่าใช้จ่ายแฝง — บางรายฟรีแต่คิดเงินเมื่อส่งออกไฟล์หรือเพิ่มคน
HomeHQ อยู่ตรงไหน
เพื่อความโปร่งใส: HomeHQ เป็นระบบออนไลน์ที่รวมออฟฟิศ 3D ลงเวลา ลางาน และระบบ HR ไว้ในแอปเดียว
- แพ็กเกจฟรี สำหรับทีมไม่เกิน 10 คน ใช้ออฟฟิศ 3D แชท และลงเวลาได้ แต่ ยังไม่รวมระบบเงินเดือน
- ระบบเงินเดือนเริ่มที่แพ็กเกจ Pro (ประกันสังคมอัตโนมัติ สลิป PDF 50 ทวิ) แพ็กเกจ Business เพิ่ม OT/สาย/ขาดจากการลงเวลา ไฟล์โอนธนาคาร สปส.1-10 และค่าชดเชย ส่วน Enterprise เพิ่มการคำนวณภาษีอัตโนมัติแบบเฉลี่ยทั้งปี ภ.ง.ด.1/1ก และขั้นตอนอนุมัติ
- ทดลองใช้ฟรี 30 วัน ได้ทุกฟังก์ชันของ Enterprise ไม่ต้องใช้บัตรเครดิต
- สิ่งที่ยังไม่มี: ไฟล์ข้อความแบบเฉพาะสำหรับนำเข้าโปรแกรมของธนาคารแต่ละแห่ง สำนักงานประกันสังคม หรือกรมสรรพากรโดยตรง (ใช้ไฟล์ CSV/Excel แทน)
ดูราคาล่าสุดได้ที่หน้าราคา ถ้ายังไม่พร้อมเปลี่ยนระบบ เริ่มจากเครื่องมือคำนวณฟรี ของเราก่อนก็ได้
สรุป
เลือกโปรแกรมเงินเดือนจากงานที่ต้องทำจริงของบริษัท ไม่ใช่จากคำว่า "ฟรี" อย่างเดียว ทดลองกับข้อมูลจริง 1–2 งวด เทียบผลกับที่เคยคำนวณ แล้วค่อยตัดสินใจ
บทความนี้เขียนโดยทีมงาน HomeHQ ซึ่งเป็นผู้ให้บริการระบบเงินเดือนรายหนึ่ง ข้อมูลแพ็กเกจเป็นข้อมูล ณ วันที่เผยแพร่ อาจเปลี่ยนแปลงได้ ตรวจราคาและฟังก์ชันล่าสุดที่หน้าราคา